百度云企业版如何设置部门文件链接审批与自动回收权限

你是不是也头疼过这事儿？部门同事随手把销售合同生成外链甩给客户，结果忘了设密码；离职员工还能访问三年前的报价单……别慌！小编今天手把手教你用​​百度企业网盘​​锁死权限，让文件安全从“人防”变“技防”！

一、权限分层：先给角色“定规矩”

​​▍ 角色权限对照表​​

不同岗位该干啥，得提前划清界限：

​​核心逻辑​​：外包只能看自己活儿，主管开外链需领导点头，离职账号秒清权限！

​​▍ 实操三步走​​

1. 1.

   ​​进管理后台​​：登录百度企业网盘 →「组织架构」→ 按部门添加成员

2. 2.

   ​​绑角色权限​​：拖拽员工名到对应角色组（例：销售组绑定“部门主管”权限）

3. 3.

   ​​开启自动回收​​：勾选 ​​“离职自动回收权限”​​ → 对接企业微信/钉钉HR系统

二、外链审批：给分享加“安全锁”

​​▍ 敏感文件强制审批​​

比如财务部的报销明细，员工想生成外链？流程必须走透：

1. 1.

   员工点“分享” → 选 ​​“提交审批”​​ → 填写用途（例：​​“2025Q3供应商付款清单-客户对接用”​​）

2. 2.

   主管收到企业微信提醒 → 点开查看文件内容 → 选择 ​​“通过/驳回”​​

3. 3.

   审批通过后，系统​​自动生成带密码的外链​​ → 员工才能发给客户

​​▍ 审批雷区预警​​

• •

  ​​别勾“永久有效”​​：审批通过的外链，默认有效期​​最长30天​​（过期自动失效）

• •

  ​​密码必设复杂规则​​：强制包含大写字母+数字，防暴力破解

• •

  ​​敏感词拦截​​：文件名含“合同”“财报”等词，直接触发二次审批

三、自动回收：离职工位秒“清退”

​​▍ 对接HR系统实战​​

行政妹子上传离职名单 → 企业网盘​​每晚自动扫HR数据库​​ → 发现离职标记 → 立刻干三件事：

1. 1.

   ​​清账号​​：禁用登录权限

2. 2.

   ​​收文件​​：自动转移Ta的云盘文件到部门公共区

3. 3.

   ​​废外链​​：所有Ta生成的外链​​立刻失效​​（客户点开显示404）

​​▍ 血泪教训​​

某公司没开自动回收，前销售总监离职半年后，还能下载客户数据库！现在全公司强制执行：

复制
人事系统打离职标签 → 触发网盘权限回收 → 邮件通知交接人 → 日志留痕备查
四、日志溯源：谁动了我的文件？
​​▍ 查账级监控​​
在「操作日志」页面输入文件名，你能看到：
•
​​谁​​在凌晨下载了投标书？ → 精确到员工姓名+IP归属地
•
​​哪个外包​​试图删项目文件夹？ → 操作被拦截并自动告警
•
​​审批记录​​永久留存 → 出事能甩锅证据
​​▍ 防内鬼三件套​​
1.
​​敏感操作标红​​：批量下载超50次？删文件超10个？自动冻结账号
2.
​​异地登录验证​​：北京账号突然在海南登录？强制短信验证
3.
​​周报生成​​：每周一向主管推送 ​​《权限异常报告》​​
小编的私藏心法
1.
​​文件名埋暗号​​：
把 销售合同.pdf改成 ​​23年食堂采购明细.pdf​​ → 降低黑客扫描兴趣
2.
​​定期“权限大扫除”​​：
每季度用 ​​“僵尸账号筛查”工具​​ → 清退半年未登录的冗余账号
3.
​​审批人设AB角​​：
财务部审批人永远配两个（防止主管出差急件卡住）
​​最后说句扎心的​​：权限管理不是技术活，是人性战！
​​小编见过太多​​：设审批嫌麻烦、开回收怕得罪人……结果数据泄露了才哭诉平台不好用。
​​记住喽​​：企业数据安全的底线，宁可今天被骂“死板”，别明天法庭见！